O Pró-Reitor de Tecnologia da Informação e Comunicação, designado pela Portaria nº 804 de 25 de julho de 2022, no uso de suas atribuições legais e regimentais, considerando o disposto na Portaria Normativa N° 01/2022 – Gabinete Reitoria/UFT, resolve:

RESOLVE:

Art. 1º Regulamentar a forma de gerenciamento de unidades e usuários internos no Sistema Eletrônico de Informações - SEI/UFT.

 

CAPÍTULO I

DA ADMINISTRAÇÃO DO SEI/UFT

Art. 2º Cabe à Pró-Reitoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (Protic) realizar a gestão descentralizada do Sistema Eletrônico de Informações-SEI/UFT, através da Equipe Integrada de Gestão do SEI (EI-SEI).

Art. 3º As atividades de gestão do sistema e o suporte aos usuários e unidades do SEI/UFT são atribuições restritas à Equipe Integrada de Gestão.

Art. 4º Considera-se EI-SEI, os administradores do sistema que fornecem suporte e atendimento a demandas dos usuários e unidades da estrutura organizacional da UFT, sendo classificados em níveis e possuindo perfis específicos para as respectivas atividades no sistema.

Seção I

Da estrutura

Art. 5º A EI-SEI são divididos em três níveis de suporte:

I - Nível primário (N1), são os responsáveis pelo suporte e atendimento inicial às demandas internas de cada câmpus e usuário, divididos em:

a) Gestores do SEI/UFT nos Câmpus; e

b) Gestores do SEI/UFT na Reitoria.

II - Nível secundário (N2), são os responsáveis pelas demandas relacionadas à gestão documental e suporte ao usuário quando não resolvido pelo nível primário, além do gerenciamento e efetivação do cadastro dos usuários externos, de forma online, integrantes das seguintes unidades da Protic:

a) Diretoria de Soluções Digitais (DSD); e

b) Serviço de Gestão Documental (Diged).

III - Nível terciário (N3), são os responsáveis pelas demandas técnicas e o último nível de suporte ao SEI/UFT, com atribuições de gerenciar a engenharia do software/sistema, as instalações e atualizações do sistema, a resolução de ocorrências de erro, e resolução de demandas quando não resolvidas pelos níveis 1 e 2, representados por analistas e técnicos de tecnologia da informação da Protic.

Parágrafo único. Fazem parte da estrutura administrativa do SEI/UFT, as unidades de Protocolo dos Câmpus e da Reitoria.

Art. 6º A composição da Equipe Gestora do SEI/UFT é definida da seguinte forma:

I - Gestores do SEI/UFT nos Câmpus serão indicados pelos respectivos Diretores;

II - Gestores do SEI/UFT na Reitoria serão indicados pelo Pró-Reitor de Tecnologia da Informação e Comunicação;

III - Integrantes do Nível Secundário são servidores lotados na Diretoria de Soluções Digitais; e

IV - Serão integrantes natos do Nível Terciário de suporte servidores que compõem a força de trabalho dos sistemas da Protic.

§ 1º Deverá ser publicada e atualizada, sempre que necessário, listagem com o nome dos Gestores do SEI/UFT nos Câmpus e na Reitoria através de portaria de designação assinada pelo dirigente máximo da Instituição.

§ 2º As Direções de Câmpus e a Protic deverão informar, sempre que houver atualização, a listagem dos nomes de seus respectivos Gestores através de processo SEI/UFT.

Seção II

Das atribuições

Art. 7º No Nível Primário de suporte são realizadas as atividades de:

I - Criação/desativação de unidade;

II - Cadastro e concessão de acesso a caixa de entrada a usuários internos;

III - Prestação de informações a respeito da utilização do sistema e suas funcionalidades;

IV - Remover acesso de usuário interno a caixa de entrada, quando solicitado; e

V - Cadastro de informações dos usuários e unidades.

Art. 8º Cabe às unidades de protocolo nos Câmpus e Reitoria:

I - Receber todos os documentos enviados eletronicamente, por meio do sistema de peticionamento eletrônico, informar ao remetente o Número Único de Protocolo (NUP), e tramitar os documentos para as unidades responsáveis; e

II - Receber os documentos dos usuários externos e realizar o cadastramento destes, conforme estabelecido em normativa específica.

§ 1º Os Diretores dos Câmpus e o Pró-Reitor de Administração e Finanças deverão informar, via processo SEI/UFT, a listagem de servidores que executam suas atividades nas unidades de protocolo nos Câmpus e na Reitoria, para habilitação de perfil adequado ao desempenho das atividades de protocolo, fornecendo as informações atualizadas relacionadas à:

a) Contato(s) da unidade de protocolo;

b) Email;

c) Endereço;

d) Horário de atendimento; e

e) Servidores, para adequação do perfil de protocolo.

§ 2º Os contatos das unidades de protocolo serão disponibilizados no Portal do SEI/UFT para consulta e encaminhamento de demandas pelos usuários internos e externos.

Seção III

Das responsabilidades

Art. 9º É responsabilidade da Protic elaborar e disseminar instrumentos orientadores a respeito do SEI/UFT.

Art. 10. São responsabilidades da Equipe Integrada de Gestão do SEI/UFT:

I - O sigilo de sua senha de acesso, não podendo alegar o uso indevido;

II - Zelar pela correta utilização do SEI/UFT;

III - Guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, ressalvadas aquelas de acesso público;

IV - Acompanhar a adequada utilização do SEI/UFT, zelando pela qualidade das informações nele contidas;

V - Zelar pela correta administração, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso a informações;

VI - Prestar atendimento e dirimir dúvidas quanto ao uso do SEI/UFT, com o objetivo de facilitar a tramitação, organização e acesso a informações de forma eficiente e segura; e

VII - Realizar a gestão administrativa do SEI/UFT e mantê-lo alinhado às demandas institucionais.

Seção IV

Das vedações

Art. 11. É vedado aos integrantes da Equipe Integrada de Gestão do SEI/UFT:

I - dos níveis primário e secundário de suporte:

a) Realizar cadastro de usuários com o perfil de gestores no SIP/SEI/UFT;

b) Excluir indevidamente outros usuários e/ou gestores do sistema;

c) Acessar processos ou documentos de outras unidades sem prévia solicitação da unidade; e

d) Administrar indevidamente processos ou documentos de unidades nas quais não esteja lotado.

II - de todos os níveis de suporte do SEI/UFT:

a) Divulgar informações às quais tenha acesso, por força de suas atribuições;

b) Acessar documentos ou informações para os quais não tenham permissão explícita, o que pode resultar em violação de privacidade e questões de segurança;

c) Manipular processos ou documentos de maneira inadequada, incluindo alterações não autorizadas, exclusões indevidas ou qualquer outra forma de manipulação que comprometa a integridade do processo;

d) Utilizar o sistema, por força de suas atribuições, para beneficiar-se pessoalmente, ou a outrem, em situações de conflito de interesses ou nos casos de decisões tomadas;

e) Utilizar o sistema para atividades não relacionadas ao trabalho ou para atividades ilegais;

f) Desrespeitar as normas, diretrizes e procedimentos estabelecidos pela Protic;

g) Negligenciar práticas de segurança, como senhas, compartilhamento inadequado de credenciais ou informações, tendo em vista que pode comprometer a integridade do sistema e a confidencialidade das informações; e

h) Gerir o sistema de forma desidiosa.

 

CAPÍTULO II

DOS USUÁRIOS INTERNOS

Art. 12. Consideram-se usuários internos os servidores, colaboradores terceirizados, estagiários ou empregados em exercício na UFT que tenham acesso, de forma autorizada, para atuar em processos eletrônicos do SEI/UFT.

Art. 13. Os usuários internos serão classificados segundo o desempenho de suas funções na unidade, possuindo perfil específico que o possibilitará realizar ações no SEI/UFT de acordo com a permissão atribuída, sendo classificados em:

I - básico: possibilita ao usuário o uso de todas as funcionalidades do SEI/UFT, inclusive a assinatura de documentos, sendo atribuídos a servidores docentes e técnico-administrativos ativos, professores substitutos, servidores cedidos ou em colaboração técnica em exercício na UFT.

II - colaborador: possibilita ao usuário o uso de algumas funcionalidades administrativas do SEI/UFT, sendo concedido a terceirizados, bolsistas, estagiários e colaboradores voluntários.

III - gestor de unidade: possibilita ao responsável pela unidade/chefia imediata a gestão dos usuários de sua unidade, podendo inseri-los ou excluí-los.

Art. 14. Usuários de perfil Colaborador terão suprimidas a funcionalidade de assinaturas e algumas relacionadas ao trato administrativo no âmbito do SEI/UFT.

Art. 15. Compete a Protic a concessão de acesso a usuários com perfil de Gestor de Unidade, sendo atividade exclusiva de integrantes do N2 de suporte a concessão de acesso a usuários com perfil Gestor de Unidade.

§ 1º A solicitação do perfil de Gestor de Unidade deve ser realizada pela chefia imediata, com uma justificativa clara e plausível sobre a necessidade desse perfil, sendo a solicitação avaliada pelos integrantes do N2 de suporte.

§ 2º Serão classificados ainda, com o perfil básico as categorias de:

I - docentes permanentes, constituindo o núcleo principal de docentes do curso ou programa; e

II - docentes e pesquisadores visitantes, constituindo o núcleo principal de docentes do curso ou programa.

§ 3º Os docentes colaboradores serão classificados com o perfil usuário externo.

§ 4º As Pró-Reitorias, relacionadas aos cursos de graduação e pós, deverão informar seus usuários internos e externos sobre os procedimentos cabíveis para o acesso ao SEI, de acordo com a classificação taxada nesta IN.

Seção I

Do Acesso

Art. 16. O SEI/UFT utilizará para cadastramento de usuários internos o banco de dados e as informações constantes no sistema Sistema de Login Unificado (SLU) da UFT.

Parágrafo único. Os usuários internos do SEI deverão, primeiramente, realizar o seu cadastro no SLU, conforme os requisitos estabelecidos na plataforma, para assim solicitar seu acesso ao SEI/UFT.

Art. 17. O acesso ao SEI/UFT se dará através de login e senha.

Art. 18. O acesso do usuário dar-se-á inicialmente de acordo com a unidade administrativa na qual esteja lotado, ou seja, para acessar o sistema SEI/UFT o usuário deverá estar cadastrado em uma unidade, tendo o acesso à respectiva caixa de entrada da unidade no SEI/UFT.

Parágrafo único. O usuário poderá acessar ainda outras caixas de entrada de outras unidades, conforme atribuições específicas.

Art. 19. A solicitação de acesso à caixa de entrada no SEI/UFT dar-se-á de acordo com os seguintes quesitos:

I - Pelo próprio servidor, mediante documento oficial, no qual conste a unidade de lotação/designação;

II - Pelo Gestor da unidade, através de e-mail oficial da unidade; e

III - Pelo sistema Atende+.

Art. 20. A solicitação de acesso deverá ser encaminhada à equipe de Nível Primário (N1) de Suporte, de acordo com localidade do usuário e da unidade:

I - aos Gestores do SEI/UFT nos câmpus, por usuários dos câmpus; ou

II - aos Gestores do SEI/UFT na Reitoria, por usuários integrantes da Administração Superior (Reitoria e Pró-Reitorias).

Art. 21. Os contatos dos Gestores do SEI/UFT serão disponibilizados no Portal do SEI/UFT para consulta e encaminhamento de demandas pelos usuários internos.

Seção II

Das responsabilidades

Art. 22. São responsabilidades dos usuários internos do SEI/UFT:

I - guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, ressalvadas aquelas de acesso ao público;

II - a adequada edição dos documentos em conformidade com as especificações técnicas estabelecidas pela UFT, no que se refere à estruturação, formatação e tamanho;

III - assinar documentos no processo administrativo eletrônico apenas se detiver competência legal ou regulamentar, de acordo com as atribuições de seu cargo ou função e sua unidade de lotação;

IV - registrar documentos produzidos ou recebidos no âmbito de suas unidades organizacionais que necessitem tramitação;

V - zelar pela correta utilização do SEI/UFT, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às suas informações;

VI - encerrar a sessão de uso do SEI/UFT sempre que se ausentar, evitando o uso indevido das informações por pessoas não autorizadas; e

VII - responder pelas consequências de ações ou omissões que ponham em risco ou comprometam o sigilo de sua senha ou das transações para as quais esteja habilitado.

Parágrafo único. O uso inadequado do SEI/UFT fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Seção III

Da remoção do acesso

Art. 23. A remoção do acesso do usuário a determinada unidade administrativa deverá ser realizada sempre que este não estiver mais lotado na unidade, não possua mais a designação de cargo ou função ou não possuir mais vínculos com a UFT.

Art. 24. Poderá ser utilizado um período de transição, à critério do Gestor da unidade, para a remoção de acesso do usuário à caixa de entrada do SEI, sendo esta prorrogação estabelecida no prazo máximo de até 30 dias.

Art. 25. O gestor da unidade deverá revisar periodicamente a listagem dos respectivos usuários internos e informar aos Gestores do SEI/UFT sempre que houver alterações, principalmente, relacionadas à remoção do acesso à caixa de entrada da unidade.

Art. 26. A solicitação para remoção dos servidores, será conforme os requisitos estabelecidos no art. 19 desta IN.

Parágrafo único. O Gestor da unidade será responsabilizado pelo acesso indevido à caixa de entrada da respectiva unidade por usuários que não estejam mais lotados ou que não possuem mais vínculo com a unidade ou instituição.

Seção IV

Das vedações

Art. 27. É vedado aos usuários internos do SEI/UFT:

I - Acessar processos, documentos ou áreas do sistema para os quais não tenham permissão específica, por configurar violação grave à segurança das informações da Instituição;

II - Manipular indevidamente documentos no SEI/UFT, incluindo alterações não autorizadas, exclusões injustificadas ou qualquer atividade que comprometa a integridade do processo;

III - Divulgar informações contidas nos processos ou documentos seja intencional ou acidentalmente;

IV - Utilizar das informações às quais tem acesso ou que vier a ter para benefício próprio ou de terceiros;

V - Usar indevidamente o sistema para atividades não relacionadas ao trabalho ou para atividades ilegais;

VI - Desprezar as normas, diretrizes e procedimentos relacionados aos SEI/UFT disponibilizadas no portal e/ou prestadas pelos gestores, pois isto pode levar a inconsistências nos processos e prejudicar a eficiência do sistema;

VII - Falsificar documentos no SEI/UFT, seja alterando informações ou criando documentos falsos, conduta proibida podendo resultar em ações legais;

VIII - Praticar ações negligentes que podem comprometer a segurança do sistema, como compartilhamento inadequado de senhas, descuido com dispositivos de armazenamento, e outras cabíveis; e

IX - Qualquer forma de má conduta ética, como assédio, discriminação ou comportamento antiético no uso do SEI/UFT.

 

CAPÍTULO III

DAS UNIDADES NO SEI/UFT

Art. 28. Consideram-se unidades no SEI/UFT a denominação ampla que abarca cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional da UFT, incluindo projetos, institutos, comissões e similares.

Seção I

Da criação de unidades

Art. 29. A criação de unidades no SEI/UFT deverá ser pautada em documento oficial normativo, emitido pela Instituição, e de acordo com os seguintes quesitos:

I - Apresentação de documento oficial de instituição/criação da unidade;

II - Solicitação na qual conste todas as informações concernentes à unidade, tais como:

a) Nome completo da unidade;

b) Sigla sugerida;

c) Estrutura de hierarquia onde ela será criada, destacando se a unidade é raiz ou vinculada hierarquicamente a outra;

d) E-mail institucional da unidade;

e) Usuários internos que terão acesso à caixa de entrada da unidade.

§ 1º A solicitação de criação de unidades poderá ser realizada através dos canais de atendimento de cada Gestor do SEI/UFT, especificados no portal do SEI/UFT, conforme estabelecido no art. 19 desta IN.

§ 2º É responsabilidade do solicitante fornecer todas as informações necessárias para a criação de unidade no SEI.

Seção II

Da modificação de unidades

Art. 30. Qualquer modificação em unidades no SEI/UFT deverá ser pautada em documento oficial, cabendo ao solicitante informar todos os elementos concernentes à modificação.

Art. 31. As modificações das unidades no SEI/UFT deverão seguir os critérios abaixo dispostos:

I - Alteração de nomenclatura, sem mudança na estrutura ou alteração de competência, haverá apenas a edição do nome/sigla;

II - Alteração de nomenclatura, com mudança na estrutura administrativa, mas sem mudança de competência, haverá mudança de estrutura hierárquica;

III - Alteração de competência, agregando outras já existentes, deverá ser criada nova unidade realizando a migração das informações; e

IV - Mudança de hierarquia e competência, deverá ser criada nova unidade realizando a migração das informações.

Art. 32. A solicitação de modificações de unidades dar-se-á de acordo com os quesitos estabelecidos nos artigos 19 e 29 desta IN.

Seção III

Da desativação de unidades

Art. 33. A desativação de unidades no SEI/UFT deverá ser pautada em documento oficial.

Art. 34. Para a desativação de unidade é necessário que não exista nenhum processo com andamento aberto e nenhum servidor com permissão na unidade.

Art. 35. Após formalização de desativação pelo gestor da unidade, este terá 45 (quarenta e cinco) dias úteis, podendo ser renovado por igual período, para realizar a finalização de processos e/ou qualquer outra demanda em sua caixa SEI, conforme orientação do Gestor do SEI.

Parágrafo Único. A solicitação deverá ser encaminhada conforme estabelecido no art. 19.

Art. 36. Os usuários da unidade terão o prazo descrito no artigo 35, desta IN para:

I - Concluir os processos na unidade ou tramitar para a nova unidade;

II - Verificar se existe processo sobrestado, removendo assim o sobrestamento e tramitando para a nova unidade;

III - Verificar se existem processos recebidos com retorno programado, realizar as devidas providências;

IV - Verificar se existem Blocos de Reunião, realizando a conclusão destes;

V - Verificar se existem Blocos de Assinatura, realizando a conclusão destes; e

VI - Verificar a existência de processo sigiloso na unidade, realizando a gerência destes.

Art. 37. É responsabilidade do gestor da unidade e dos usuários lotados na unidade:

I - Observar em quais fases os processos se encontravam no ponto de controle e adequá-los na nova unidade ou concluí-los;

II - Realizar a gestão dos processos criados pela unidade, assim como os recebidos;

III - Observância aos processos que contenham documentos sem assinatura, realizando, caso existam, os seguintes procedimentos:

a) Excluir os documentos dos processos; ou

b) Realizar a assinatura dos documentos.

IV - Observância aos processos restritos e sigilosos, devendo realizar a gestão destes.

Art. 38. Caso o prazo máximo para o gestor da unidade concluir todas as atividades relacionadas à sua caixa de unidade no SEI expire e ele permaneça inerte quanto aos procedimentos informados, o Gestor do SEI deverá:

I - criar processo SEI, informando, através de ofício, sobre a situação relacionada; e

II - Encaminhar para Unidade de Serviço de Gestão Documental (DGED/DSD/PROTIC) para avaliação e despacho final.

Parágrafo Único. O gestor da unidade e os usuários internos lotados na unidade que está sendo desativada serão responsabilizados por eventuais problemas relacionados aos processos, à gestão destes e à perda de informações, caso não tenham tomado as devidas providências durante os procedimentos de desativação da unidade.

Seção IV

Da assinatura das unidades

Art. 39. As opções de assinatura nos documentos do SEI são definidas com base na denominação da unidade e/ou na função do servidor.

Art. 40. Os tipos de assinatura disponíveis para cada unidade são definidos da seguinte forma:

I - De acordo com a função ou cargo do responsável pela unidade gestora.

II - Como servidor, independentemente da unidade.

III - Funções específicas de servidores da unidade, desde que devidamente justificadas.

§ 1º A Equipe Integrada de Gestão do SEI só poderá disponibilizar para as unidades os as funções já dispostas no sistema.

§ 2º A criação de novas funções, constante no inciso III, deverá ser embasada através de documento oficial publicado, sendo submetido para avaliação da EI-SEI Nível 2.

§ 3º Cargos ou funções que não atenderem aos requisitos desta norma serão removidos.

 

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 41. Os casos omissos serão dirimidos pela Pró-Reitoria de Tecnologia da Informação e Comunicação.

Art. 42. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

 

 

Palmas, 14 de outubro de 2024.

 

WERLEY TEIXEIRA REINALDO

Pró-Reitor de Tecnologia da Informação e Comunicação - Substituto