O Pró-Reitor de Tecnologia da Informação e Comunicação, nomeado pela portaria nº 804 de 25 de julho de 2022, no uso de suas atribuições legais e regimentais e,

Considerando o disposto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216, todos da Constituição, no qual traz principalmente os aspectos a respeito do acesso à informação e que cabe à administração pública a gestão de seus documentos;

Considerando o disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, regulamentada pelo Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que dispõe sobre o acesso a informações;

Considerando o disposto no Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017, que regulamenta dispositivos simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos, institui o Cadastro de Pessoas Físicas - CPF como instrumento suficiente e substitutivo para a apresentação de dados do cidadão no exercício de obrigações e direitos e na obtenção de benefícios, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma e da autenticação em documentos produzidos no País e institui a Carta de Serviços ao Usuário;

Considerando o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) da UFT (2021-2025), especificamente a diretriz “3.8 - Política Institucional para Internacionalização” na qual fomenta a cultura de internacionalização no âmbito do processo educacional e no desenvolvimento institucional, promovendo ainda, dentre outras ações, atividades de intercâmbio internacional; e

Considerando a necessidade de tornar célere e eficiente os processos de trabalho relacionados à gestão de usuários externos no SEI, assim como garantir a segurança, a integridade, a autenticidade e confiabilidade dos atos praticados no âmbito do SEI/UFT.

 

 

RESOLVE:

 

Art. 1º Regulamentar o credenciamento de usuários externos no Sistema Eletrônico de Informações - SEI/UFT.

Parágrafo Único. Consideram-se usuários externos as pessoas físicas, representantes de pessoa jurídica ou não, organizações civis e o cidadão em geral, que participem de processos no âmbito da instituição.

 

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES INICIAIS

 

Art. 2º O usuário externo deverá seguir os requisitos estabelecidos nesta Instrução Normativa, assim como:

I - A legislação que disciplinam o SEI na UFT; e

II - Manual próprio a respeito do assunto, para a efetivação de seu cadastro e acesso ao sistema.

Parágrafo único. O descumprimento de algum dos requisitos, relacionado ao cadastramento, implicará no indeferimento da solicitação.

Art. 3º A liberação do cadastro de usuário externo no SEI/UFT é exclusiva à equipe da Gestão do SEI vinculada à Pró-Reitor de Tecnologia da Informação e Comunicação - PROTIC e as Unidades de Protocolo dos Câmpus e Reitoria.

Art. 4º Os gestores do SEI nos Campus e Reitoria poderão orientar, sempre que suscitado, quanto à realização de procedimentos para cadastramento de usuário externo do SEI, conforme requisitos estabelecidos no Manual de Usuário Externo do SEI, disponibilizado em página própria no Portal da UFT.

 

CAPÍTULO II

DO CADASTRAMENTO

 

Art. 5º O cadastramento como usuário externo do SEI/UFT é ato pessoal, intransferível e indelegável e dar-se-á a partir de solicitação efetuada por meio de formulário eletrônico disponível na página do SEI no Portal da UFT.

Art. 6º O passo a passo para cadastramento está descrito de forma pormenorizada no Manual de Usuário Externo do SEI/UFT.

Parágrafo único. O usuário externo poderá solicitar maiores informações por meio dos Gestores do SEI nos Campus e através do email sei.adm@uft.edu.br.

 

SEÇÃO I

DAS OBRIGAÇÕES

 

Art. 7º São obrigações do usuário externo:

I - Realizar a solicitação de cadastramento de acordo com as normas e orientações estabelecidas pela UFT;

II - Realizar o preenchimento dos dados corretamente e de forma legível;

III - Realizar à assinatura do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade conforme os requisitos estabelecidos nesta Instrução Normativa;

IV - Resguardar o sigilo da senha de acesso, não sendo justificada, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

V - Realizar a inserção dos dados no formulário eletrônico e no cadastro online do SEI, em conformidade com os documentos pessoais apresentados;

VI - Certificar-se, através do email informado no cadastramento, sobre a efetivação de sua solicitação;

VII - Informar a unidade responsável pelo processo da efetivação de seu cadastro; e

VIII - Zelar pela correta utilização do SEI.

Art. 8º São obrigações das Unidades Interessadas:

I - Informar aos usuários externos, os quais irão participar do processo com a respectiva unidade, todos os procedimentos para cadastramento no SEI/UFT;

II - Certificar-se de que o usuário externo realizou seu cadastramento de acordo com os requisitos estabelecidos nesta IN; e

III - Avaliar e conceder acesso a processo ou documento, assim como, disposição de assinatura de documento para o usuário externo, o qual participe de processo na unidade;

Art. 9º São obrigações das Unidades de Protocolo:

I - Realizar o cadastro de usuário externo, na modalidade presencial, de forma a garantir que os usuários externos possam entregar seus documentos presencialmente na unidade;

II - Analisar os dados informados pelo usuário externo, a fim de verificar a conformidade e veracidade das informações contidas nos documentos apresentados, no ato do cadastramento;

III - Efetivar o cadastramento do usuário externo, após a conferência das informações; e

IV - Encaminhar informação à unidade responsável pela gestão do SEI, sobre a efetivação do cadastro do usuário externo.

Art. 10. São obrigações dos Gestores do SEI vinculado à PROTIC:

I - Prestar informações necessárias sobre o cadastramento de usuário externo, de forma a sanar as dúvidas do solicitante;

II - Analisar os dados informados pelo usuário externo, a fim de verificar a conformidade e veracidade das informações descritas no formulário eletrônico e os constantes no cadastro online e nos documentos apresentados;

III - Efetivar o cadastro do usuário externo, após a conferência das informações; e

IV - Notificar o solicitante, através do email informado pelo mesmo, sobre a efetivação de seu cadastro.

Art. 11. São obrigações dos Gestores do SEI dos Câmpus e Reitoria:

I - Prestar informações necessárias sobre o cadastramento de usuário externo, de forma a sanar as dúvidas do solicitante; e

II - Encaminhar aos Gestores do SEI vinculado à PROTIC, solicitação de cadastro de usuário externo.

 

SEÇÃO II

DA DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA

 

Art. 12. Todos os usuários externos devem realizar o preenchimento do “Termo de Declaração de Concordância e Veracidade” e assiná-lo digitalmente através de Assinador Digital do Governo Federal (GOV.BR), Certificado Digital ICP-Brasil ou outro certificado digital que contenha informações do certificador.

§1º O disposto no caput não se aplica:

I - usuários externos que compareçam presencialmente em uma das unidades de protocolo dos câmpus da UFT, que deverá realizar a assinatura do termo perante o servidor responsável;

II - usuários estrangeiros que não possam realizar sua assinatura através de qualquer certificado digital, em que deverá realizar a assinatura do termo com o próprio punho.

§2º Em hipótese alguma serão aceitas assinaturas digitalizadas/escaneadas e coladas como foto sobre o termo.

Art. 13. Todos os documentos devem ser enviados de forma digital através de formulário eletrônico ou através do e-mail sei.adm@uft.edu.br, e em formato PDF e da seguinte forma:

I - para alunos regularmente matriculado na UFT:

a) Termo de Declaração de Concordância e Veracidade assinado digitalmente;

b) Atestado de Vínculo Acadêmico disponível no Portal do Aluno.

II - para brasileiros:

a) Termo de Declaração de Concordância e Veracidade assinado digitalmente;

b) Cópia de documento de identidade no qual conste foto e número do CPF.

III - para estrangeiros:

a) Termo de Declaração de Concordância e Veracidade assinado de próprio punho;

b) Cópia de documento de identificação ou passaporte constando foto e número de identificação;

c) Autorretrato (selfie) do usuário com Documento de Identificação informado no Termo de Declaração e Concordância e Veracidade.

Art. 14. No autorretrato (selfie) do usuário externo estrangeiro, este deverá segurar o documento de identificação, abaixo do rosto, de modo que seja possível identificar a foto e os dados do documento.

Art. 15. Para o caso da entrega de documentação presencial, o usuário externo deverá realizar previamente o preenchimento de seus dados no sistema SEI/UFT.

Art. 16. Para o caso da entrega de documentação presencial, cabe ao servidor da unidade de protocolo dos câmpus da UFT verificar se as informações constantes no Termo de Declaração de Concordância e Veracidade estão legíveis e fidedignas conforme o documento de identificação original apresentado pelo usuário externo.

§1º Caso os documentos apresentados não estejam legíveis ou contenham informações contraditórias, o servidor da unidade de protocolo deverá requerer ao usuário externo que este realize os ajustes necessários, a fim de efetivação da demanda.

§2º O servidor da unidade de protocolo, poderá solicitar documentação complementar para efetivação do cadastro.

§3º Após a conferência dos documentos e dados informados, o servidor da unidade de protocolo deverá realizar a liberação do cadastro do usuário externo no SEI.

§4º Após a liberação do cadastro do usuário externo SEI, a unidade de protocolo deverá abrir processo no sistema SEI, como forma de testificar a efetivação do cadastro, sendo este procedimento realizado da seguinte forma:

I - Abrir novo processo no SEI do tipo “Gestão da Informação: Cadastro de Usuário Externo no SEI”:

a) O processo deverá conter no campus especificação “Cadastro de Usuário Externo” seguido do nome completo do usuário;

b) O processo deverá ser classificado na área “Sugestão de Assunto” com o seguinte código de classificação “066.32 - GERENCIAMENTO E USO”;

c) O nível de acesso do processo deve ser restrito.

II- Digitalizar e anexar ao processo o Termo de Declaração de Concordância e Veracidade do usuário externo;

III- Incluir um despacho informando sobre a efetivação da demanda; e

IV - Tramitar o processo para a unidade do Serviço de Gestão Documental da Pró-Reitoria de Tecnologia da Informação e Comunicação.

§5º O documento pessoal apresentado e o Termo de Declaração de Concordância e Veracidade deverão ser devolvidos ao usuário externo solicitante, após os trâmites descritos nos parágrafos §3º e §4º.

Art. 17. É responsabilidade do solicitante (usuário externo) o preenchimento adequado e legível das informações e dados para realização de seu cadastro, quer seja online ou presencial.

Art. 18. A equipe que realiza a autorização do cadastramento do usuário externo no SEI não será responsável pelas informações ilegíveis ou erroneamente prestadas pelo usuário externo no ato do cadastro.

Art. 19. Fica sujeito a responsabilidade civil, penal e administrativa, conforme legislação vigente, aquele que prestar ou declarar informações falsas.

 

SEÇÃO III

DA LIBERAÇÃO DO CADASTRO

 

Art. 20. A solicitação realizada pelo usuário externo, será analisada pela equipe responsável pelo cadastro de usuário externo na UFT, que após a verificação do cumprimento dos requisitos, o cadastro será liberado e o usuário externo receberá um e-mail informando a ativação.

Parágrafo único. Para os casos de cadastramento presencial, a unidade de protocolo, após a verificação do cumprimento dos requisitos, realizará a liberação do cadastro imediatamente.

Art. 21. A equipe responsável pela análise do cadastro externo online tem até 5 (cinco) dias úteis, após o recebimento da solicitação, para realizar o deferimento/indeferimento dos documentos enviados.

Parágrafo único. Caso, existam pendências na solicitação online realizada pelo usuário externo, a equipe responsável, encaminhará e-mail ao respectivo solicitante, informando as devidas pendências para a liberação.

Art. 22. A liberação do cadastro não implica na disponibilização de acesso ao processo, que será objeto de análise da unidade responsável pelo processo ou na qual ele se encontra em tramitação.

 

CAPÍTULO III

DO ACESSO AO SISTEMA

 

Art. 23. O acesso ao SEI será feito com uso de login e senha pessoais e intransferíveis, cadastrados pelo próprio usuário.

§1º O acesso do usuário externo ao SEI-UFT implicará responsabilização e presunção de capacidade e poderes conferidos para a aceitação das obrigações inerentes aos atos praticados.

§2º Os dados de acesso (login e senha) ao SEI/UFT são realizados pelos próprios usuários externos no momento do cadastro no sistema.

§3º Em hipótese alguma a equipe de Gestão do SEI/UFT poderá realizar alteração de senha de acesso pelo usuário externo.

Art. 24. Os usuários externos com o cadastro liberado poderão:

I - encaminhar requerimentos, petições e documentos;

II - acompanhar o trâmite de processos de seu interesse, por prazo determinado, mediante autorização da unidade responsável pela informação;

III - receber comunicações processuais; e

IV - assinar eletronicamente documentos.

Art. 25. Constituem responsabilidades do usuário externo:

I - manter atualizado o seu cadastro junto ao SEI, comunicando imediatamente qualquer alteração nos dados informados;

II - o sigilo da senha para utilização do sistema, não sendo admitida, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido ou de escusa de responsabilidade; e

III - a comunicação imediata à unidade responsável pela Gestão do SEI/UFT sobre a quebra de sigilo para imediato bloqueio de acesso.

Art. 26. O gerenciamento da disponibilização de acesso externo, para acompanhamento integral do processo e para a disponibilização de documentos, pelo prazo definido, e o gerenciamento de assinaturas externas, compete à unidade responsável pelo processo ou onde ele se encontra em andamento.

Parágrafo único. Para a disponibilização de acesso ao processo, a unidade responsável pelo processo ou onde ele se encontra em andamento poderá solicitar documentação adicional.

 

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 27. O cadastro, o acesso ao sistema e o acesso a processo e documentos está condicionado à aceitação das condições previstas na legislação que disciplinam o SEI, assim como, nesta Instrução Normativa e tem como consequência a responsabilidade do usuário pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais são passíveis de apuração de responsabilidade civil, penal e administrativa.

Art. 28. Os casos omissos serão dirimidos pela Pró-Reitoria de Tecnologia da Informação e Comunicação e demais unidades envolvidas.

Art. 29. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.