Boletim de Serviço Eletrônico em 13/02/2023

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1/2023 - PROTIC/UFT

Dispõe sobre as regras de operacionalização do Boletim de Serviço Eletrônico (BSE) e traz critérios e procedimentos operacionais para a publicação de atos oficiais na Universidade Federal do Tocantins.

 

 

O Pró-Reitor de Tecnologia da Informação e Comunicação, nomeado pela portaria nº 804 de 25 de julho de 2022, no uso de suas atribuições legais e regimentais e,

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º O Boletim de Serviço Eletrônico (BSE), do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), é o veículo oficial de publicação de atos praticados no âmbito da Fundação Universidade Federal do Tocantins.

Parágrafo único. A publicação do ato no BSE não exclui a obrigatoriedade de publicação no Diário Oficial da União (DOU) quando previsto em legislação e como condição de sua validade.

Art. 2º O Boletim de Serviço Eletrônico do SEI oferece para os usuários e unidades:

I - interatividade e facilidade na navegação;

II - configuração de textos, imagens e tabelas com facilidade;

III - publicação dos atos oficiais em tempo real ou em data futura, previamente agendada;

IV - consulta pela internet dos atos publicados;

V - histórico das ações realizadas; e

VI - atualização com as evoluções do SEI.

 

CAPÍTULO II

DAS DEFINIÇÕES

 

Art. 3º Para fins desta Portaria, considera-se:

I - Boletim de Serviço Eletrônico: funcionalidade do SEI/UFT destinada à publicação e divulgação de atos administrativos e normativos praticados pelos dirigentes das unidades da Universidade Federal do Tocantins - UFT, não publicados no Diário Oficial da União - DOU, e que não se refiram a assuntos de pessoal;

II - ato administrativo: toda manifestação unilateral de vontade da administração pública que, agindo nessa qualidade, tem por finalidade imediata adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos ou impor obrigações aos administrados ou a si própria;

III - ato normativo: aquele que contém um comando geral, visando à correta aplicação da lei. O objetivo imediato de tais atos é explicitar a norma legal a ser observada pela Administração e pelos administradores, assim como disciplinar sobre o funcionamento da Administração e estabelecer regras de conduta funcional aos seus agentes e imputar sanções;

IV - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, com vistas a firmar documentos por meio de:

a) certificado digital: forma de identificação do usuário emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICPBrasil; ou

b) usuário e senha: forma de identificação do usuário, mediante prévio cadastramento de acesso;

V - documento: unidade de registro de informações, independente do formato, do suporte ou natureza;

VI - documento nato-digital: documento produzido originariamente em meio eletrônico;

VII - documento publicável: documento parametrizado no SEI para publicação no Boletim de Serviço Eletrônico;

VIII - processo: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial;

IX - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

X - Sistema Eletrônico de Informações - SEI: software de processo eletrônico desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região - TRF4ª e cedido gratuitamente para as instituições públicas;

XI - tramitação: movimentação do documento desde a sua produção ou recebimento até o cumprimento de sua função administrativa;

XII - Unidade Publicadora: unidade que possui o perfil de publicação para realizar atividades no BSE do SEI/UFT; e

XIII - usuário: qualquer pessoa que utilize o SEI/UFT para atuar em processos eletrônicos ou para consultar os atos internos praticados e publicados no âmbito da UFT.

 

CAPÍTULO III

DOS PROCEDIMENTOS DE DIVULGAÇÃO

 

Art. 4º A publicação, retificação e republicação de atos no Boletim de Serviço Eletrônico serão restritas às unidades administrativas e acadêmicas que possuem o perfil de publicação.

Parágrafo único. As unidades poderão solicitar, este atributo, à Unidade Central de Gestão do SEI/UFT da Reitoria, sendo obrigatório para a solicitação informar o ato para atribuição do perfil supracitado, sendo objeto de avaliação para concessão do perfil.

Art. 5º Em caso de necessidade de republicação, retificação ou apostilamento, publicação relacionada deverá ser criada no próprio sistema através de funcionalidade específica para tal, a qual possuirá as informações necessárias do documento, a fim de garantir a eficácia do ato.

Art. 6º As unidades só poderão publicar os atos oficiais de acordo com a Tabela de Atos apresentada no Anexo I desta Instrução Normativa.

§ 1º Para unidades que desejem publicar outros atos, necessitará solicitar à Unidade Central de Gestão do SEI/UFT da Reitoria, informando qual será o ato para inclusão no BSE.

§ 2º A solicitação de inclusão e exclusão de atos publicáveis no BSE poderá ser feita à Unidade Central de Gestão do SEI/UFT da Reitoria, apenas pelas unidades (e-mail das unidades) que possuem competência legal para assinatura do respectivo ato e desde que sigam os critérios e regras estabelecidas:

a) pelo Gabinete do Reitor, que define e padroniza os atos existentes na instituição; e

b) pela Superintendência de Comunicação, que define o padrão de redação oficial dos atos da instituição.

Art. 7º Os atos terão numerações geradas automaticamente pelo SEI:

I - única para o órgão e sequencial;

II - única para a unidade e sequencial; e

III - única para a unidade, sequencial e por ano.

§ 1º As portarias, as resoluções e as instruções normativas terão numeração sequencial em continuidade às séries em curso conforme estabelecido pelo Decreto nº 10.139, de 28 de novembro de 2019.

§ 2º As portarias com atos de pessoal terão numeração sequencial distinta, que se reiniciará a cada ano conforme diretrizes estabelecidas pelo Decreto nº 10.139, de 28 de novembro de 2019.

Art. 8º Poderá a unidade requerer, através de seu Gestor e e-mail da unidade, que a numeração de atos específicos seja inserida manualmente no sistema, devendo ser mantidos os controles já adotados para geração da numeração.

§ 1º O requerimento previsto no parágrafo anterior deverá ser feito via e-mail para a Unidade Central de Gestão do SEI na Reitoria.

§ 2º A numeração manualmente no sistema só poderá ser realizada em atos excepcionais, os quais exigem a continuidade de numeração:

I - anterior ao sistema; e

II - numeração divergente no sistema, da praticada no ato.

 

Seção I

Da Publicação

 

Art. 9º Os Gestores das unidades administrativas e acadêmicas deverão orientar os servidores responsáveis pelas publicações de suas respectivas unidades quanto à obrigatoriedade de publicação dos atos por meio do Boletim Eletrônico de Serviço, bem como assegurar que tais servidores deverão manter estrita observância da legislação relativa à publicização de atos e das regras instituídas nesta Portaria.

Art. 10. Poderão ser publicados no Boletim de Serviço Eletrônico somente atos gerados e assinados eletronicamente no SEI/UFT.

Art. 11. O ato poderá ser publicado em tempo real ou agendado para data futura, seguindo o Calendário Nacional, respeitando-se os finais de semana, os feriados nacionais previstos, bem como os feriados estaduais no caso das unidades descentralizadas.

Art. 12. Em nenhuma hipótese será possível cancelar, anular ou desfazer a ação de publicação no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI. Parágrafo único. Se porventura houver falhas ou erros originados no processo de publicação, caberá à respectiva unidade administrativa ou acadêmica a responsabilidade pela retificação ou republicação, conforme o caso.

Art. 13. Tendo em vista que a publicação no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI/UFT não dispensa a publicação no Diário Oficial da União (DOU) de ato administrativo cuja publicação seja legalmente exigida, temos:

§ 1º Os documentos que exigem publicação no DOU deverão ser publicados no Boletim de Serviço Eletrônico somente após confirmação de sua publicação no DOU, sendo indicados, obrigatoriamente, os campos próprios dos metadados referentes à: seção, página e data do DOU correspondente, de forma a disponibilizar todos os documentos oficiais publicados em página única e própria do SEI.

§ 2º A publicação do ato no BSE, após sua veiculação no DOU, deverá conter as informações do ato divulgadas na íntegra.

§ 3º Os atos publicados só terão validade se:

I - forem assinados; e

II - a assinatura deverá ser eletrônica, por meio de um certificado digital, pelas autoridades com competência para tal.

 

Seção II

Retificação

 

Art. 14. O ato publicado no Boletim de Serviço Eletrônico deverá ser retificado quando houver inconsistências de menor importância e complexidade, e desde que não comprometa o texto original publicado.

§ 1º A retificação deve ser editada e assinada pelo signatário do ato original publicado ou servidor com competência legal ou delegada.

§ 2º Na retificação devem ser publicados apenas os tópicos alterados ou omitidos, com menção aos elementos essenciais à sua identificação.

§ 3º O texto da retificação deve indicar o tipo documental, as siglas das unidades em ordem hierárquica da maior para a menor, separadas por barras (/), o número e a data da publicação original.

Art. 15. Para retificação de ato publicado no BSE deve-se utilizar as seguintes expressões em letra maiúscula, negrito, entre aspas e em parágrafos separados: ONDE SE LÊ: "..."; LEIA-SE: "...".

 

Seção III

Republicação

 

Art. 16. O ato publicado no Boletim de Serviço Eletrônico deverá ser republicado quando houver incorreção que comprometa sua essência ou, por sua importância ou complexidade, deva ser reinserido na íntegra.

§ 1º A republicação deve ser editada e assinada pelo signatário do ato original publicado ou por servidor com competência legal por tal ação.

§ 2º O ato deve ser republicado com a mesma numeração, data, signatário e vigência inicial do ato originalmente publicado.

§ 3º Para a republicação do ato, deve-se inserir um asterisco entre parênteses ao final do texto com a explicação do motivo da ação.

 

CAPÍTULO IV

DA OPERACIONALIZAÇÃO DO SISTEMA

 

Art. 17. Todas as orientações e procedimentos para publicação, retificação, republicação e consulta no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI/UFT constam publicadas no portal http://www.uft.edu.br/sei.

Art. 18. Apenas as unidades com perfil de publicação terão permissão para gerar o ato em sua versão final no SEI/UFT para publicação, seguindo a regra de numeração de cada tipo de documento.

§ 1º As demais unidades do SEI/UFT que não se enquadrem como Unidade Publicadora terão permissão para elaborar minutas de atos.

§ 2º O processo administrativo que contém a minuta do ato a ser publicado deverá ser tramitado à Unidade Publicadora no âmbito de sua respectiva estrutura organizacional.

§ 3º O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a íntegra da ementa ou com o resumo do assunto de que trata o documento.

§ 4º Para retificação ou republicação diante de incorreção no teor da publicação original de documento gerado no SEI, deve ser gerado documento por meio da funcionalidade de publicação relacionada.

 

CAPÍTULO V

DAS COMPETÊNCIAS

 

Seção I

Unidades Gestoras

Art. 19. A Unidade Central de Gestão do SEI na Reitoria compete:

I - habilitar e desabilitar as Unidades Publicadoras e o respectivo o perfil de publicação, mediante solicitação formalizada pelas unidades; e

II - habilitar e desabilitar as espécies documentais que estarão disponíveis no boletim para publicação, conforme o Anexo I desta normativa.

Art. 20. As Unidades de Gestão do SEI/UFT, definidas conforme art. 10. da Portaria Normativa N° 01/2022 – GABINETE REITORIA/UFT compete:

I - gerir o Boletim de Serviço Eletrônico; e

II - prestar suporte técnico às unidades.

 

Seção II

Unidades Publicadoras com perfil de publicação

Art. 21. Às Unidades Publicadoras compete:

I - gerir as atividades do BSE na sua respectiva unidade;

II - prezar para que os procedimentos relacionados às publicações no BSE estejam de acordo com a legislação vigente;

III - gerar o ato no SEI/UFT em sua versão final para publicação, seguindo a regra de numeração de cada tipo de documento;

IV - formatar o ato conforme padrão estabelecido em normativos vigentes;

V - proceder à revisão gramatical e ortográfica do ato de acordo com a norma padrão da língua portuguesa e uso do padrão culto da linguagem;

VI - coletar a assinatura eletrônica da autoridade competente no ato a ser publicado; VII - preencher todos os dados exigidos nas telas do sistema; e

VII - publicar, retificar e republicar os atos no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI/UFT.

Parágrafo único. No caso de atos normativos assinados pelo Reitor, cabe à unidade solicitante formatar o ato conforme padrão estabelecido em normativos vigentes, assim como a revisão gramatical e ortográfica, podendo a unidade publicadora devolver o ato para devidas correções.

CAPÍTULO VI

DAS VEDAÇÕES

Art. 22. É vedada a publicação no Boletim de Serviço Eletrônico de atos:

I - que contenham dados ou informações protegidos por sigilo legal, em al pelas Leis nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e nº 13.709, de 14 de agosto de 2018;

II - atos concernentes à vida funcional dos servidores;

III - atos de posse e de entrada em exercício; e

IV - discursos, elogios, homenagens, agradecimentos e explanações.

Parágrafo único. As matérias de que tratam os incisos II, III e IV devem ser publicadas no Boletim de Gestão de Pessoas do Governo Federal, de acordo com a legislação vigente.

 

 

CAPÍTULO VII

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

 

Art. 23. Todas as publicações que necessitem de publicidade no Portal de Informações da universidade precisam conter o selo de publicação no BSE.

Parágrafo único. Os usuários que não seguirem as orientações desta normativa no que tange às publicações no Portal da UFT poderão ter seus usuários bloqueados no sistema UFTDocs.

Art. 24. Os sistemas de informação que realizem a geração de documentos publicáveis no Boletim, devem se adequar a esta normativa.

Art. 25. Caberá à Superintendência de Comunicação a definição dos padrões institucionais dos atos oficiais da UFT, inclusive daqueles em meio eletrônico.

Art. 26. Os atos publicados no BSE seguirão o padrão de formatação proposto pelo Guia de Redação e Formatação de Comunicações Oficiais.

Art. 27. Os atos publicados no Boletim de Serviço Eletrônico poderão ser consultados no endereço eletrônico www.uft.edu.br/bse.

Parágrafo único. A página de que trata o caput é pública e aberta para acesso pela internet, sem necessidade de qualquer cadastro prévio.

Art. 28. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria de Soluções Digitais da Pró-reitoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (Protic).

Art. 29. Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.

 

Palmas, 03 de fevereiro de 2023.

 

Ary Henrique Morais de Oliveira

Pró-Reitor de Tecnologia da Informação e Comunicação

 

 

ANEXO I - TABELA DE ATOS PARA PUBLICAÇÃO

Espécie Documental	Unidades Responsáveis	Forma de Numeração
Resoluções	a) Secretaria de Órgãos Colegiados	Única para o órgão e sequencial
Editais	a) Coordenações de Cursos de Graduação e Pós-Graduação b. Coordenações Administrativas c. Direções dos Câmpus e da Reitoria d. Gabinete do Reitor e. Pró-Reitorias e Superintendências f. Órgãos complementares da Reitoria	Única para a unidade, sequencial e por ano
Portarias	a. Direções de Câmpus b. Gabinete do Reitor c. Pró-Reitorias	Única para a unidade e sequencial
Portarias de Atos de Pessoal	a. Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas b. Gabinete do Reitor c. Direções de Câmpus d. Coordenação de Procedimentos Disciplinares	Única para a unidade, sequencial e por ano
Instruções Normativas	a. Pró-reitorias b. Superintendências	Único e sequencial para cada unidade

 

 

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Documento assinado eletronicamente por Ary Henrique Morais de Oliveira, Pró-Reitor(a), em 07/02/2023, às 15:49, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.uft.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0099748 e o código CRC D5EB751A.

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